為有不同需要的學生（視障及視力正常）預備無障礙教材是十分容易的。
- 視障學生能透過讀屏軟件，將任何微軟辦公室軟件（Microsoft Office）檔案（包括：文檔Word， 演示文稿Powerpoint， 表格Excel）裡的文字轉為聲音或點字。你以可以運用編輯功能，改變文字的字款及風格，供其他學生使用。
- 如你傾向使用PDF檔案，你可以將微軟辦公室軟件檔案另存為一個可供普遍使用的版本（正式名稱：有即時搜索功能的可移植文檔格式searchable PDF）。請先選“另存新檔”，再選“可移植文檔格式”為儲存格式。
- 視障人士不能直接閱讀微軟辦公室軟件或可移植文檔格式檔案裡的圖像。因此，文件標題及副標題宜用文字顯示，如有需要可運用不同字體及加插背景圖像。你應在圖像說明或正文位置為其他圖像及照片加上文字描述。如你有合適的技術支援，你可以用“自動替代文字”功能為圖像加以解釋。
常見問題
- 我們該為有特殊需要的同學准備純文字檔案嗎？
- 我們可以透過微軟辦公室軟件的“另存為”功能，將檔案儲存為有即時搜索功能的可移植文檔格式。
- 我們該先將教材列印出來，再素描並儲存為可移植文檔格式檔案嗎？
- 不應該。比起直接將檔案另存為可移植文檔格式檔案，先列印再素描所需的時間更長。此外，這種檔案也不是無障礙的。
- 我們應該透過光學文字辨識（OCR），將普通可移植文檔格式檔案轉為有即時搜索功能的可移植文檔格式嗎？
- 不應該。比起直接將檔案另存為可移植文檔格式檔案，使用光學文字辨識所需的時間更多。 此外，這種檔案也不是無障礙的。
- 健視人士能怎樣分辨無障礙文字（accessible text）及由圖像構成的文字？
- 你可以嘗試選取部分文字，複製並貼到另一個文件上。如果你能做到，那麼文字就是無障礙（accessible）的。如果不能，文字就是由圖像構成的。
- 我們可以向視障同學分配閱讀材料嗎？
- 你可以透過香港大學圖書館線上資料庫上找到大部分由知名出版社出版的期刊及電子書的可搜索可移植文檔格式檔案。視障同學可使用掃描器來閱讀沒有電子版本的閱讀材料，但這個方法未必完全無障礙。